Automazione dei processi aziendali con l'AI, per le medie imprese.
Ogni giorno qualcuno ricopia un ordine a mano.
Poi controlla un DDT, prepara un preventivo, risponde alla stessa domanda per la decima volta. Sono ore che non fanno crescere la tua azienda.
Quel passaggio si può automatizzare.
Studiamo i tuoi processi, scegliamo quelli che rendono di più e li colleghiamo ai sistemi che usi già: gestionale, email, CRM.
Il lavoro ripetitivo sparisce.
Le persone tornano al lavoro che conta. Si comincia con un assessment a prezzo fisso: alla fine sai quali processi automatizzare per primi e con quale ritorno atteso.
Il pilota con ChatGPT è rimasto un pilota.
Forse ci hai già provato: qualcuno usa ChatGPT per le email, c'è stata una demo convincente, magari un progetto pilota. Intanto gli ordini si caricano ancora a mano.
95%
dei progetti pilota di AI generativa non produce effetti misurabili sul conto economico. Il limite, secondo gli autori, non è il modello: è che l'AI non entra nei processi.
Fonte: MIT NANDA, The GenAI Divide: State of AI in Business, 2025
8%
delle PMI italiane ha progetti di AI attivi o in sperimentazione. Tra le grandi imprese sono il 71%.
Fonte: Politecnico di Milano, Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI e Osservatorio Artificial Intelligence, 2026
2 su 3
i progetti che arrivano a risultato quando l'AI viene da un fornitore specializzato. Sviluppati in casa riescono tre volte meno spesso: non avere un team AI interno non è uno svantaggio.
Fonte: MIT NANDA, 2025, ripreso da Fortune
Il problema non è la tecnologia. Manca qualcuno che la colleghi ai tuoi sistemi, la metta in produzione e se ne occupi anche dopo, con costi pensati per un'azienda di cento persone e non per una multinazionale.
Perché adesso
Tre numeri che riguardano anche un'azienda come la tua.
−3,4 mln
le forze di lavoro tra 15 e 64 anni in Italia entro il 2050, anche con più persone al lavoro. Automatizzare il lavoro ripetitivo serve a mantenere la capacità operativa, non solo a ridurre i costi.
Fonte: Istat, previsioni della popolazione, scenario mediano
÷280
il costo dell'AI a parità di qualità, in circa diciotto mesi. Far leggere un documento a un modello costa sempre meno: il lavoro vero è collegarlo ai tuoi sistemi.
Fonte: Stanford HAI, AI Index Report 2025
16,4%
le imprese italiane con almeno 10 addetti che usano l'AI nel 2025, il doppio dell'anno prima. Chi parte adesso è ancora in anticipo, ma non lo resterà a lungo.
Fonte: Istat, Imprese e ICT, 2025
Cosa automatizziamo
Ogni azienda ha i suoi processi, ma quelli che si ripetono si somigliano. Scegli un'area e guarda come cambia un processo tipico.
Più di metà dei budget per l'AI generativa va a vendite e marketing, ma il ritorno più alto arriva dall'automazione del back office.Fonte: MIT NANDA, 2025, ripreso da Fortune
Processi dell'area
Esempi tipici, descritti per come funzionano di solito. Non sono casi di clienti.
Ordini e richieste via email
Oggi5 passaggi a mano
- L'ordine arriva in casella, come PDF allegato o nel testo dell'email.
- Qualcuno lo apre e cerca cliente, codici articolo e quantità.
- Ricopia le righe nel gestionale, una per una.
- Controlla prezzi, condizioni e disponibilità.
- Scrive al cliente per confermare.
Con l'automazione4 su 5 automatici
- Automatico: L'ordine viene letto appena arriva, in qualunque formato.
- Automatico: Cliente, codici e quantità vengono riconosciuti e confrontati con l'anagrafica.
- Automatico: La bozza d'ordine è già nel gestionale, con prezzi e disponibilità.
- Persona: Una persona controlla solo i casi dubbi e conferma.
- Automatico: La conferma parte al cliente.
- Cosa resta alle persone
- Le eccezioni, le trattative e il rapporto con il cliente.
- Sistemi coinvolti
- Casella email, gestionale
Lo automatizza TouchDown
Prodotti pronti per i processi che si ripetono.
Ogni prodotto nasce per un processo preciso e si collega ai sistemi che usi già.
- TouchDown
Ordini
L'ordine arriva per email, atterra nel gestionale.
- TripleCheck
Documenti di acquisto
Nessuna fattura passa senza controllo.
- QuoteJet
Preventivi e richieste commerciali
Dalla richiesta al preventivo, senza tempi morti.
- NightShift
Customer service
Le risposte ai clienti, a qualunque ora.
- ZeroGap
Riconciliazioni e report
I conti quadrano ogni giorno, non a fine mese.
- TrackRadar
Spedizioni e logistica
Ogni spedizione seguita, ogni cliente avvisato.
- AskVault
Conoscenza aziendale
Quello che la tua azienda sa, a portata di domanda.
Come lavoriamo
Un percorso in tre passi. Ognuno ha un risultato concreto, e alla fine di ciascuno decidi tu se continuare.
- 1
Assessment
Mappiamo i processi con chi li fa ogni giorno, misuriamo il tempo che richiedono e li mettiamo in ordine per impatto economico e facilità di adozione. Si parte dalle due o tre automazioni con il ritorno più alto. Il prezzo è fisso e concordato prima di iniziare.
- Cosa ottieni
- Un piano scritto: quali processi automatizzare, con quale ritorno atteso e in quali tempi.
- Durata indicativa
- Di solito due o tre settimane.
- 2
Implementazione
Attiviamo il prodotto scelto e lo colleghiamo ai sistemi che usi già: gestionale, email, CRM. All'inizio l'agente lavora accanto al processo manuale; quando i risultati sono stabili, lo sostituisce. Intanto formiamo le persone che lavoreranno con lui.
- Cosa ottieni
- Un processo automatizzato in uso tutti i giorni e un team che sa gestirlo.
- Durata indicativa
- In genere da uno a tre mesi, secondo le integrazioni.
- 3
Agenti gestiti
Dopo l'avvio gli agenti li gestiamo noi: li controlliamo ogni giorno, li adeguiamo quando cambia un formato, un fornitore o un sistema e li miglioriamo ogni mese. Quando uno funziona, si passa al processo successivo della mappa.
- Cosa ottieni
- Un referente, un resoconto mensile sugli indicatori concordati e interventi quando servono.
- Durata indicativa
- Ogni mese, finché ti serve.
Impegni di metodo
Le aziende che ottengono risultati dall'AI ridisegnano i processi quasi tre volte più spesso delle altre.
Fonte: McKinsey, The State of AI, 2025
- Prima di iniziare concordiamo con la direzione come misurare il risultato: ore, errori, tempi di risposta.
- Niente prove a catena: il piano per la messa in produzione è scritto fin dal primo contratto.
- Ridisegniamo il processo, invece di aggiungere un assistente a un processo rimasto uguale.
- Ogni automazione ha un controllo umano dove serve e si può fermare in qualsiasi momento.
Cosa include ogni prodotto
Un prodotto è un processo automatizzato con tutto quello che serve perché funzioni ogni giorno. Si parte da un agente già sviluppato, quindi i tempi sono più brevi di un progetto su misura.
- L'agente, già pronto per il processo
- Un agente già sviluppato per quel processo, con i collegamenti ai gestionali e alle caselle email più diffusi. Lo configuriamo sulle tue regole: codici, listini, eccezioni.
- La gestione, ogni giorno
- Controllo quotidiano, interventi entro tempi concordati nel contratto, aggiornamenti quando cambiano formati o sistemi e un resoconto mensile sugli indicatori. Ogni agente si può fermare in qualsiasi momento.
- La formazione delle persone
- Chi lavora con l'agente impara a gestire le eccezioni, a leggere i controlli e a capire quando fermarlo. La formazione copre anche l'alfabetizzazione sull'AI che l'AI Act chiede alle aziende che la usano.
- Un canone legato ai risultati
- Il canone mensile ha una parte fissa, che copre gestione e manutenzione, e una parte variabile legata agli indicatori concordati con te: per esempio i documenti gestiti senza intervento o il tempo di risposta ai clienti. Se l'agente non produce risultati, la parte variabile non si paga.
L'assessment e l'attivazione del prodotto hanno un prezzo fisso, comunicato prima di iniziare.
I tuoi dati restano tuoi.
Lavoriamo con ordini, fatture, dati di clienti e fornitori. Per questo le regole sul trattamento dei dati si scrivono prima di iniziare, non dopo.
- Sotto il tuo controllo
- I dati restano nei tuoi sistemi o in ambienti che controlli tu. Accediamo solo a ciò che serve al processo, con utenze dedicate che puoi revocare in qualsiasi momento.
- Soluzioni compatibili con GDPR e AI Act
- Per ogni progetto valutiamo dove vengono trattati i dati, per quanto tempo, con quali fornitori e quali obblighi prevede l'AI Act. Le scelte sono documentate e condivise con il tuo DPO o consulente privacy.
- Modelli scelti anche per la riservatezza
- Il modello di AI si sceglie anche in base ai requisiti di riservatezza: servizi cloud con impegni contrattuali sull'uso dei dati, anche con data center in Europa, oppure modelli eseguiti in ambienti dedicati quando i dati non devono uscire.
- L'AI prepara, la persona decide
- Nei passaggi che contano la decisione resta a chi ne ha la responsabilità. Ogni operazione è registrata: cosa ha letto l'automazione, cosa ha scritto, chi ha approvato.
Per chi è, e per chi no
Lo diciamo subito, così non perdi tempo.
Fa per te se
- La tua azienda ha tra 50 e 250 persone e processi che si ripetono ogni giorno.
- Usi già un gestionale, un CRM o caselle email condivise, anche se non comunicano tra loro.
- Hai una persona che conosce il processo e può dedicarci qualche ora a settimana.
- Vuoi giudicare l'AI sul conto economico, non sulle demo, e vedere un risultato in pochi mesi.
Non fa per te se
- Cerchi un software da installare e gestire da solo.
- Il processo cambia ogni volta o si svolge poche volte l'anno.
- Ti serve una demo, senza l'intenzione di portarla in produzione.
- Non è possibile dare accesso ai sistemi in cui il lavoro avviene davvero.
Domande frequenti
In quanto tempo vedo la prima automazione in funzione?
L'assessment richiede di solito due o tre settimane. La prima automazione va in produzione in genere tra uno e tre mesi dopo, a seconda di quanti sistemi vanno collegati e di quanto sono ordinati i dati di partenza. I tempi precisi sono nel piano che ti consegniamo alla fine dell'assessment.
Funziona con il mio gestionale?
Quasi sempre. Ci colleghiamo tramite le interfacce che il gestionale mette a disposizione, come API, servizi web, esportazioni o accesso al database, e dove mancano lavoriamo attraverso la casella email o le cartelle condivise. Durante l'assessment verifichiamo il tuo caso prima di proporre qualsiasi cosa.
Cosa serve da parte mia?
Una persona che conosce il processo e qualche ora a settimana del suo tempo, gli accessi ai sistemi coinvolti e alcuni esempi reali dei documenti da trattare. Non serve un team tecnico interno.
Cosa succede se un'automazione sbaglia o smette di funzionare?
Ogni automazione ha controlli che fermano i casi dubbi e li passano a una persona invece di procedere. Se qualcosa si rompe, per esempio perché un fornitore cambia il formato dei documenti, lo vediamo dal monitoraggio e interveniamo nell'ambito della gestione continua. Il processo manuale resta sempre disponibile.
I miei dati vengono usati per addestrare modelli di AI?
No. Scegliamo servizi e configurazioni che escludono l'uso dei tuoi dati per l'addestramento, e lo indichiamo per iscritto nella documentazione del progetto.
Perché non svilupparla con il mio reparto IT?
Si può fare, ma raramente conviene come primo passo. Secondo uno studio del MIT, i progetti di AI generativa realizzati con fornitori specializzati arrivano a risultato in circa due casi su tre; quelli sviluppati internamente tre volte meno spesso. Il tuo IT resta coinvolto: conosce i sistemi e ne garantisce la sicurezza.
Tutti propongono agenti AI. Cosa intendete voi?
Un nostro agente legge documenti e richieste, svolge i passaggi di routine nei tuoi sistemi e passa a una persona i casi che escono dalle regole. Gestito vuol dire che ce ne occupiamo noi e ne rispondiamo con indicatori concordati. Molti prodotti chiamati agenti sono chatbot con un nome nuovo: Gartner prevede che oltre il 40% dei progetti di AI agentica sarà cancellato entro il 2027, per costi alti, valore poco chiaro o rischi non controllati. Per questo partiamo da pochi processi con un valore misurabile.
Quanto costa?
L'assessment ha un prezzo fisso, comunicato prima di iniziare. L'attivazione del prodotto ha un prezzo fisso, definito alla fine dell'assessment. Gli agenti gestiti hanno un canone mensile con una parte fissa e una parte legata ai risultati concordati: se l'agente non produce risultati, quella parte non si paga.
La formazione delle persone è inclusa?
Sì, è inclusa in ogni prodotto. Le persone che lavorano con l'agente imparano a gestire le eccezioni e a intervenire quando serve, e la formazione copre l'alfabetizzazione sull'AI richiesta dall'AI Act. Quando l'agente cambia in modo significativo, la aggiorniamo.
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Raccontacelo in poche righe. Ti rispondiamo entro due giorni lavorativi con una prima valutazione e, se ha senso, una proposta di assessment.