Riconciliazione bancaria automatica: come funziona con l'AI

A fine mese l'ufficio amministrativo scarica l'estratto conto, lo affianca all'elenco delle partite aperte e comincia a cercare: questo bonifico a quale fattura corrisponde? Per gli incassi con la causale giusta basta un secondo. Per gli altri si apre la posta, si cerca il nome del cliente, si prova a sommare più fatture finché il totale torna.

La riconciliazione bancaria è questo confronto tra movimenti in banca e partite aperte in contabilità. Si può automatizzare in gran parte: l'AI propone l'abbinamento per ogni movimento, registra quelli certi e lascia a una persona i casi dubbi. In questo articolo vediamo come funziona, dove si ferma e cosa preparare.

Perché la riconciliazione si trascina

Il lavoro in sé non è difficile, ma è fatto di molte piccole ricerche. Le difficoltà ricorrenti sono quattro:

• Causali incomplete. Il cliente scrive "saldo fattura", oppure il numero senza l'anno, oppure il numero di un ordine invece di quello della fattura.
• Incassi cumulativi. Un solo bonifico paga cinque fatture, magari con una nota di credito detratta.
• Importi che non tornano. Una commissione trattenuta, uno sconto per pagamento anticipato, un arrotondamento, un pagamento parziale.
• Pagatore diverso dal cliente. Il bonifico arriva dalla capogruppo, da una società di factoring o da un conto intestato a un altro nome.

Il campo della causale ha un limite preciso. Il Regolamento (UE) n. 260/2012, nel testo pubblicato dalla Banca d'Italia, richiede che il campo dei dati informativi del bonifico consenta almeno 140 caratteri. Non c'è quindi molto spazio perché il cliente metta in ordine i riferimenti, e quello che scrive dipende dalle sue abitudini.

Come funziona la riconciliazione automatica?

Il processo ha cinque passaggi, che un agente AI svolge ogni giorno invece che a fine mese:

1. Importazione. I movimenti arrivano dalla banca in un formato leggibile da una macchina. Il camt.053 è il formato ISO 20022 degli estratti conto giornalieri: contiene saldi di apertura e chiusura e righe di movimento con riferimenti e dati aggiuntivi, secondo la descrizione di Betaalvereniging, l'associazione olandese dei pagamenti.
2. Lettura della causale. Il modello linguistico interpreta il testo libero: riconosce numeri di fattura scritti in modi diversi, date, sigle e nomi abbreviati.
3. Ricerca dei candidati. Per ogni movimento l'agente cerca nelle partite aperte quelle compatibili per cliente, importo, numeri citati e storico dei pagamenti di quel cliente.
4. Proposta di abbinamento. Ogni proposta riceve un grado di certezza. Un importo identico a una sola fattura aperta, con il numero nella causale, è un caso certo. Una causale generica con un importo che non corrisponde a nulla non lo è.
5. Registrazione. Gli abbinamenti certi vengono proposti per la registrazione nel gestionale. I dubbi vanno in una coda per una persona.

Il vantaggio rispetto alle regole fisse è nel secondo e nel terzo passaggio. Una regola del tipo "se la causale contiene il numero di fattura, abbina" funziona finché i clienti scrivono nello stesso modo. Un modello linguistico gestisce le varianti senza che qualcuno scriva una regola per ciascuna.

Che cosa si fa con incassi cumulativi e casi ambigui?

Sono i casi in cui si risparmia più tempo, ma anche quelli in cui serve più cautela.

Per un incasso cumulativo l'agente cerca la combinazione di partite aperte dello stesso cliente la cui somma, tenute presenti le note di credito, corrisponde all'importo. Se esiste una sola combinazione plausibile, la propone. Se ce ne sono due o più, le mostra tutte con la differenza tra l'una e l'altra e non sceglie da solo.

Per le differenze di importo conviene definire in anticipo una soglia. Per esempio: sotto un certo importo, la differenza viene proposta come arrotondamento o commissione; sopra, resta aperta. La soglia la decide l'amministrazione, non l'agente.

Un movimento senza alcun candidato, come un bonifico da un nome sconosciuto, non va forzato su una partita a caso. L'agente lo mette tra le sospese, con l'elenco dei clienti più somiglianti per nome o per importo, e la persona decide.

Quando serve ancora una persona

Anche con l'AI la riconciliazione resta un controllo contabile, e la responsabilità resta di chi la firma. Alla persona restano:

• gli abbinamenti con certezza bassa;
• le differenze oltre la soglia concordata;
• i movimenti senza candidati e quelli che sembrano duplicati;
• gli incassi di clienti con contenziosi o piani di rientro;
• il controllo a campione di quelli registrati in automatico.

Il campione serve anche a migliorare: ogni correzione diventa un esempio per i casi successivi, come il pagatore che compare sempre con un nome diverso da quello in anagrafica.

Cosa preparare per partire

Serve poco, e quasi tutto esiste già:

• Un flusso di movimenti leggibile. Verifica con la banca in che formato puoi ricevere gli estratti conto e con quale frequenza. Secondo Cobase le banche possono offrire formati diversi, aggiornare i dati in momenti diversi e supportare solo una parte delle funzioni del camt.053: conviene chiederlo prima.
• Partite aperte aggiornate. L'abbinamento è affidabile quanto lo scadenzario. Fatture non registrate o note di credito dimenticate producono falsi dubbi.
• Qualche mese di storico già riconciliato. Serve per adattare l'agente alle abitudini dei tuoi clienti e per misurare, prima di andare in produzione, quanti movimenti abbina da solo e quanti sbaglia.
• Le regole di tolleranza. Soglie sulle differenze, conti da escludere, clienti da trattare a mano.
• Un accesso al gestionale per leggere le partite aperte e scrivere le registrazioni, con permessi limitati a quanto serve.

Questi dati contengono riferimenti a fatture e ordini: l'accesso va protetto, come ricorda anche Cobase a proposito dei file bancari, e limitato alle persone e ai sistemi che ne hanno bisogno.

Come misurare il risultato

Prima di partire misura per un mese la situazione attuale e usa gli stessi indicatori dopo:

• movimenti abbinati senza intervento, sul totale dei movimenti;
• giorni tra incasso e registrazione, che incidono sulla precisione dello scadenzario e sui solleciti;
• movimenti ancora sospesi a fine mese;
• ore dedicate alla chiusura nell'ufficio amministrativo.

Sono numeri che l'amministrazione ha già o può ricostruire dal gestionale. Senza di essi non si capisce se l'automazione funziona. ZeroGap, il nostro prodotto per riconciliazioni e report, parte da questi indicatori e da un agente già sviluppato, adattato alle tue regole.

Se non sai se partire dalla riconciliazione o da un altro processo, l'assessment serve a confrontare i candidati. Lo stesso principio vale a monte: anche per i documenti di acquisto, come spieghiamo in DDT e fatture passive: il controllo automatico prima di pagare, un controllo automatico fa risparmiare tempo solo se i casi dubbi arrivano a una persona con tutto il contesto.