DDT e fatture passive: il controllo automatico prima di pagare

Ogni fattura di un fornitore dovrebbe corrispondere a qualcosa che l'azienda ha ordinato e ha davvero ricevuto. Verificarlo vuol dire mettere uno accanto all'altro tre documenti: l'ordine d'acquisto, il documento di trasporto e la fattura. Nei manuali di contabilità si chiama confronto a tre vie, o three-way match. Negli uffici amministrativi si chiama, più semplicemente, spuntare le fatture.

È un controllo che tutti considerano importante e che pochi riescono a fare in modo sistematico, perché richiede tempo. In questo articolo vediamo perché è ancora in gran parte manuale, come lo svolge un agente AI e cosa serve per automatizzarlo.

Perché il confronto è ancora a mano

Dal 2019 in Italia le fatture tra imprese viaggiano in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, che riceve i file, li controlla e li consegna al destinatario. La fattura arriva quindi già strutturata, in un file XML con campi definiti per righe, quantità e prezzi.

Sembrerebbe un problema risolto. Non lo è, per alcuni motivi molto concreti:

• le descrizioni non coincidono. Il fornitore descrive l'articolo con i suoi codici e le sue parole, che raramente corrispondono a quelli del tuo ordine;
• i DDT sono spesso di carta. Arrivano con la merce, vengono firmati al ricevimento e poi scansionati, a volte con timbri e note a mano;
• una fattura non corrisponde a una consegna. Con la fattura differita il fornitore riepiloga più DDT in un unico documento, e una consegna può essere parziale rispetto all'ordine;
• ci sono voci che l'ordine non prevede. Spese di trasporto, imballi, contributi, sconti di fine periodo.

Così il confronto resta un lavoro di attenzione, riga per riga, spesso rimandato a fine mese o fatto solo sulle fatture di importo più alto.

Cosa fa un agente AI, passo per passo

Un agente AI svolge lo stesso controllo di una persona attenta, su tutti i documenti e appena arrivano.

1. Raccoglie i documenti. Prende le fatture elettroniche dal canale con cui le ricevi oggi e i DDT dalla scansione al ricevimento merce o dalla casella email.
2. Legge anche ciò che non è strutturato. Dal DDT scansionato ricava fornitore, numero, data e righe, comprese le note scritte a mano quando sono leggibili.
3. Abbina i tre documenti. Collega ogni riga della fattura alla riga del DDT e all'ordine d'acquisto, anche quando descrizioni e codici sono diversi, usando lo storico degli abbinamenti già fatti.
4. Confronta. Verifica quantità ordinate, ricevute e fatturate, prezzi e sconti rispetto all'ordine o al listino concordato, condizioni di pagamento.
5. Registra o passa in approvazione. I documenti che tornano vengono proposti per la registrazione. Gli altri arrivano a una persona con le differenze già evidenziate.

È il lavoro di TripleCheck, il nostro prodotto per i documenti di acquisto, che parte da un agente già sviluppato per questo processo e lo collega al tuo gestionale e alla tua contabilità.

Le differenze che contano

Il valore del controllo sta nelle eccezioni. Le più comuni sono queste:

• quantità fatturata maggiore di quella ricevuta, per esempio quando una consegna è arrivata incompleta;
• prezzo diverso da quello dell'ordine, o uno sconto concordato che non è stato applicato;
• spese non previste, come trasporti o imballi che l'accordo con il fornitore escludeva;
• fatture duplicate, quando lo stesso documento arriva due volte o viene riemesso;
• merce ricevuta e non ancora fatturata, utile per chi chiude il mese e deve stimare i costi di competenza.

Per ognuna la persona trova i documenti affiancati e la differenza già calcolata. Le soglie di tolleranza, come le differenze di arrotondamento sotto un certo importo, le decide l'amministrazione e l'agente le applica sempre allo stesso modo.

Cosa serve per partire

Per automatizzare il confronto servono:

• accesso alle fatture elettroniche, dal gestionale, dall'intermediario che le riceve o dal canale che usi oggi;
• DDT in formato digitale, con una scansione fatta al ricevimento merce o con i PDF che i fornitori già inviano;
• ordini d'acquisto registrati nel gestionale, perché senza ordine il confronto si riduce a due vie;
• regole scritte, anche brevi, su chi approva cosa e su quali differenze sono accettabili.

Molte aziende scoprono durante l'avvio che una parte degli acquisti non passa da un ordine. Non è un ostacolo: quei documenti seguono un percorso di approvazione diverso, e misurarli è già un risultato. Se non sai quanti documenti tratti ogni mese o quanto tempo richiedono, l'assessment parte proprio da qui.

Come si misura

Gli indicatori sono tre:

• documenti abbinati senza intervento, sul totale ricevuto nel mese;
• differenze trovate prima del pagamento, in numero e in valore;
• tempo di registrazione, dalla ricezione della fattura alla sua contabilizzazione.

Il secondo indicatore è spesso quello che convince la direzione, perché ogni differenza trovata prima del pagamento è un costo evitato invece di una richiesta di nota di credito. Per capire come scegliere gli indicatori e perché fanno la differenza tra un progetto pilota e un'automazione in produzione, vedi Il progetto pilota di AI è finito. E adesso?.

Lo stesso approccio vale per il ciclo attivo: gli ordini dei clienti che arrivano per email si leggono e si inseriscono nel gestionale con la stessa logica, come spiegato in Ordini via email nel gestionale.